Jam 4 sore, kamu masih harus membalas tiga email, merapikan catatan rapat, dan menyiapkan laporan mingguan. Pekerjaannya tidak selalu sulit, tapi menyita waktu karena kamu harus mengubah informasi yang berantakan menjadi tulisan yang jelas. Tujuh prompt ChatGPT di bawah ini dibuat untuk bagian pekerjaan itu: membantu menyusun draf, bukan mengambil keputusan menggantikan kamu.
Kalau kamu sudah memahami dasar prompt engineering, langkah berikutnya adalah mencoba contoh yang bisa langsung digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Baca panduan 7 Prompt ChatGPT untuk Kerja Kantor untuk melihat contoh prompt praktis yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan.
Sebelum memakai prompt ChatGPT, siapkan bahan yang aman
Hasil yang berguna biasanya dimulai dari bahan yang spesifik. Berikan tujuan, siapa pembacanya, informasi yang wajib masuk, dan bentuk hasil yang kamu mau. Jika ada hal yang belum jelas, minta ChatGPT menandainya alih-alih menebak.
Jangan tempel data pelanggan, nomor telepon, informasi gaji, atau dokumen internal jika kamu tidak punya izin untuk memprosesnya di layanan yang dipakai. Samarkan nama dan angka sensitif. Misalnya, ganti nama klien dengan [Klien A] dan nilai kontrak dengan [nilai kontrak]. Periksa kembali hasilnya sebelum dikirim, terutama tanggal, angka, komitmen, dan nama orang.
7 prompt ChatGPT yang bisa langsung kamu pakai
1. Membalas email yang isinya campur aduk
Bayangkan klien menanyakan status pekerjaan, meminta revisi, sekaligus mengusulkan jadwal baru dalam satu email. Kalau langsung membalas, satu pertanyaan mudah terlewat. Minta draf yang menjawab setiap poin secara berurutan.
Saya perlu membalas email berikut. Tujuan balasan: menjawab semua pertanyaan, menyampaikan status pekerjaan, dan menyepakati langkah berikutnya. Buat draf bahasa Indonesia yang sopan, ringkas, dan tidak menjanjikan hal di luar informasi yang saya berikan. Jika ada pertanyaan yang belum bisa dijawab, tulis penanda [perlu konfirmasi]. Email masuk: [tempel email yang sudah disamarkan]. Fakta yang boleh dipakai: [isi fakta].
Sebelum mengirim, cocokkan draf dengan email asli. Pastikan nada balasannya sesuai hubungan kamu dengan penerima, bukan sekadar terdengar rapi.
2. Mengubah catatan meeting menjadi keputusan dan tugas
Catatan rapat sering berisi potongan kalimat seperti “desain revisi Kamis” tanpa menyebut siapa yang mengerjakan atau apakah Kamis sudah disepakati. Prompt ini membantu memisahkan keputusan dari hal yang masih menggantung.
Rapikan catatan rapat berikut menjadi tiga bagian: keputusan yang sudah jelas, daftar tindak lanjut, dan pertanyaan yang masih terbuka. Untuk setiap tindak lanjut, tulis penanggung jawab dan tenggat hanya jika disebut dalam catatan. Jika tidak ada, tulis [belum ditentukan]. Jangan menambahkan keputusan baru. Catatan: [tempel catatan yang sudah disamarkan].
Cek bagian keputusan sebelum membagikannya ke peserta. Ringkasan yang enak dibaca tetap bisa keliru jika catatan awalnya ambigu.
3. Menyusun laporan mingguan dari poin mentah
Kamu mungkin sudah tahu apa saja yang dikerjakan minggu ini, tetapi sulit menyusunnya menjadi laporan yang cepat dipahami atasan. Siapkan daftar pekerjaan, hasil, hambatan, dan rencana minggu depan. Tidak perlu menunggu catatannya sempurna.
Bantu susun laporan kerja mingguan untuk [pembaca laporan]. Gunakan bagian: pekerjaan selesai, hasil yang terukur jika ada datanya, hambatan, dan prioritas minggu depan. Gunakan bahasa lugas, maksimal [jumlah] paragraf pendek. Jangan mengarang angka atau menyebut pekerjaan selesai jika statusnya belum jelas. Berikut catatan saya: [tempel poin pekerjaan, status, angka yang valid, dan hambatan].
Contohnya, jika catatanmu hanya menyebut “menghubungi calon pelanggan”, jangan biarkan hasilnya berubah menjadi “penjualan meningkat”. Tambahkan jumlah atau hasil hanya ketika kamu punya datanya.
4. Brainstorming ide saat brief terasa terlalu luas
Permintaan seperti “cari ide konten untuk bulan depan” bisa menghasilkan daftar yang terdengar menarik, tetapi tidak cocok dengan kapasitas tim. Beri batasan sejak awal: siapa audiensnya, tujuan konten, kanal, dan sumber daya yang tersedia.
Saya butuh ide untuk [jenis pekerjaan], dengan tujuan [tujuan] dan audiens [audiens]. Kanal yang dipakai: [kanal]. Batasan tim dan waktu: [batasan]. Berikan 8 ide yang berbeda, masing-masing berisi sudut pandang, contoh eksekusi sederhana, dan alasan ide itu relevan. Hindari klaim tentang tren atau perilaku audiens yang tidak didukung data dari saya. Bahan awal: [isi jika ada].
Jangan langsung memakai delapan ide sekaligus. Pilih dua yang paling mungkin dikerjakan, lalu uji apakah idenya menjawab masalah audiens yang benar-benar kamu temui.
5. Menulis follow-up tanpa terdengar menagih
Proposal sudah dikirim, tetapi belum ada balasan. Kamu ingin memastikan penerima sempat membacanya, tanpa membuat asumsi bahwa mereka tertarik atau sengaja mengabaikan pesan. Di sini, konteks waktu dan tujuan follow-up penting.
Buat draf follow-up singkat untuk [email atau chat]. Saya mengirim [dokumen atau informasi] pada [tanggal]. Tujuan pesan ini: [memastikan diterima, menanyakan masukan, atau menyepakati waktu diskusi]. Hubungan dengan penerima: [jelaskan singkat]. Nada: ramah dan profesional, tanpa tekanan atau asumsi tentang alasan mereka belum membalas. Akhiri dengan satu pertanyaan yang mudah dijawab. Jangan mengarang tenggat.
Setelah draf jadi, lihat apakah pertanyaan akhirnya jelas. “Bagaimana menurut Bapak/Ibu?” sering terlalu luas; menanyakan apakah ada bagian proposal yang perlu dibahas biasanya lebih mudah dijawab.
6. Mengubah percakapan panjang menjadi daftar pekerjaan
Di grup kerja, keputusan bisa tersebar di antara obrolan lain. Daripada membaca ulang seluruh percakapan setiap kali mencari tugasmu, minta daftar kerja yang tetap mempertahankan sumber dan ketidakpastiannya.
Dari percakapan berikut, ambil hanya pekerjaan yang secara jelas diminta atau disepakati. Sajikan sebagai daftar dengan kolom tugas, penanggung jawab, tenggat, dan dasar pernyataannya dari percakapan. Jika penanggung jawab atau tenggat tidak disebut, tulis [belum jelas]. Pisahkan usulan dari tugas yang sudah disepakati. Percakapan yang sudah disamarkan: [tempel percakapan].
Periksa kembali kalimat aslinya sebelum memasukkan tugas ke kalender tim. “Bisa dikerjakan Jumat?” masih berupa pertanyaan, belum tentu tenggat yang disepakati.
7. Membuat draf SOP dari pekerjaan yang sering diulang
Kalau setiap minggu kamu menjelaskan cara mengirim laporan yang sama kepada anggota tim baru, mungkin prosesnya perlu ditulis. ChatGPT bisa membantu membuat draf SOP, asalkan langkah awalnya datang dari orang yang benar-benar mengerjakan tugas itu.
Ubah langkah kerja mentah berikut menjadi draf SOP yang bisa diikuti anggota tim baru. Susun menjadi tujuan, persiapan, langkah berurutan, titik pemeriksaan, dan hal yang perlu ditanyakan jika ada kendala. Gunakan bahasa sederhana. Jangan menambahkan aturan, akses, atau persetujuan yang tidak saya sebut. Tandai bagian yang kurang jelas dengan [perlu dijelaskan]. Langkah mentah: [tempel urutan kerja].
Coba minta satu rekan mengikuti draf tersebut. Jika ia masih harus bertanya di langkah ketiga, perbaiki instruksinya berdasarkan pertanyaan itu. SOP yang berguna diuji lewat pekerjaan nyata, bukan hanya lewat tampilannya.
Cara memakai hasilnya tanpa menambah pekerjaan baru
Jangan perlakukan setiap keluaran sebagai dokumen final. Untuk email dan follow-up, cek penerima, nada, fakta, dan permintaan akhirnya. Untuk ringkasan rapat dan daftar tugas, cek siapa mengerjakan apa serta mana yang benar-benar disepakati. Untuk laporan, cocokkan setiap angka dengan catatan sumber.
Kalau hasil pertama terlalu panjang, lanjutkan dengan instruksi sederhana: “Potong menjadi dua paragraf tanpa menghapus keputusan dan tenggat.” Kalau masih ada bagian yang dibuat-buat, tunjuk kalimatnya dan minta revisi berdasarkan bahan yang tersedia. Kebiasaan memberi koreksi spesifik ini lebih berguna daripada terus mencari prompt yang terdengar canggih.
Mulai dari satu tugas yang akan kamu kerjakan hari ini, misalnya membalas email yang menunggu sejak pagi. Pakai prompt pertama, isi faktanya, lalu bandingkan draf dengan email aslinya. Jika kamu ingin melihat pekerjaan lain yang cocok dibantu AI, baca juga 5 tugas bisnis yang bisa didelegasikan ke AI tanpa coding.
